Outsourcing là hình thức chuyển một phần chức năng nhiệm vụ của công ty ra gia công bên ngoài (từ tiếng Anh: out – ngoài, source –nguồn) – những chức năng mà trước đây doanh nghiệp vẫn đảm nhận.

Outsourcing giúp chúng ta tập hợp tất cả các nguồn lực để xử lý khối lượng công việc khổng lồ trước mắt, giảm thiểu chi phí cố định và đẩy nhanh sản phẩm ra thị trường, đơn giản hóa quá trình phân phối, cung cấp nhiều dịch vụ tốt hơn, chất lượng hơn cho khách hàng và tạo thế cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.

Thường những freelancers hoặc các nhà thầu phụ là những chủ doanh nghiệp mà chúng ta gặp các cuộc họp địa phương hoặc chúng ta quan tâm. Đôi khi họ là những người mà chúng ta đã gặp ở một dịp đặc biệt nào đó trong danh sách email hoặc forum.

Tuy nhiên, chìa khóa để các dịch vụ thuê ngoài thành công chính là phải có kế hoạch. Và dưới đây là 18 điều bạn cần làm để có kết quả tốt nhất khi thuê ngoài các nhà cung cấp dịch vụ và nhà thầu độc lập hoặc các freelancers, consultants.

1. Hãy nghĩ thật kỹ quy mô dự án

2. Nhận ra các kỹ năng và nguồn lực mà bạn cần thuê ngoài để hoàn thành dự án

3. Phải biết được kết quả bạn muốn đạt được

4. Hãy sử dụng những lời cam kết rõ ràng khi làm việc với các dự án lớn để có hợp đồng. Với các nhiệm vụ nhỏ hơn, hãy gạch chân rõ ràng điều mà bạn mong đọi ở mỗi nhà thầu độc lập.

5. Tin tưởng vào các bản hợp đồng chứ không phải là tin vào trí nhớ giữa hai bên để chắc chắn công việc được tiến hành như bạn mong đợi.

6. Cần phải biết được nhà thầu đó sẽ hoàn thành công việc trong bao lâu (có thể hỏi các đối tác khác trong ngành nếu bạn không chắc chắn)

7. Thiết lập một thời gian biểu thực sự để đạt được kết quả đã định.

8. Ghi lại kết quả và thời gian nhưng đừng quá tiểu tiết. Các nhà thầu không thích việc quản lý tiểu tiết.

9. Luôn luôn đón nhận gợi ý từ các freelancers hoặc nhà thầu độc lập về những cách tốt hơn để hoàn thành công việc. Họ có thể nhìn thấy những cạm bẫy và sự tiêu tốn thời gan mà bạn không thể bởi vì trước đây họ đã từng làm tương tự cho các khách hàng khác.

10. Giao tiếp thường xuyên với các nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ

11. Đừng bao giờ quá phiên phiến mọi việc hoặc để bất kỳ nhân viên nào trong nhóm của bạn làm điều này. Hãy cùng các nhà thầu phụ tìm ra vấn đề cốt lõi của vấn đề

12. Tìm mọi cách thuyết phục các nhà cung cấp dịch vụ phải lưu thành dữ liệu khi họ thực hiện tiến trình công việc bởi đó là công việc kinh doanh của bạn. Bạn phải điều hành được công việc tiếp theo đó khi các nhà thầu không còn liên quan nữa.

13. Hãy chắc chắn rằng hợp đồng giữa hai bên phải đảm cho bạn tất cả bản quyền trong công việc. Bạn cần được cấp giấy chứng nhận không có thời hạn để có thể sử dụng và thay đổi những công việc khi bạn quyết định có tiếp tục sử dụng nhà thầu đó hay không

14. Nếu bạn được chứng nhận một sản phẩm hoặc dịch vụ từ bên thứ ba thì hãy chắc chắn bạn hiểu được tất cả các điều khoản trong bản cam kết.

15. Bạn cần có những điều khoản mang tính pháp lý trong bản hợp đồng để bảo vệ bạn khi mọi thứ xảy ra đối với nhà cung cấp dịch vụ.

16. Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ đa ngành cho công việc của bạn.

17. Đưa cho các nhà cung cấp mà bạn chưa bao giờ làm việc trước đó các dự án nhỏ để bắt đầu công việc. Sau đó, tăng dần sự khó khăn cho đến khi bạn hiểu họ có thể đảm nhiệm mọi việc đáp ứng sự thỏa mãn của bạn.

18. Đưa ra phản hồi và sự đánh giá đối với các nhà cung cấp dịch vụ nếu kết quả đạt đúng theo yêu cầu của bạn và hơn thế.
Nguồn:  Người Lãnh đạo