1. Chọn đúng phong cách in ấn
Thao tác trình bày một tài liệu phải được thực hiện độc lập với thao tác chuẩn bị nội dung của tài liệu đó. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào điều bạn muốn trình bày trước tiên, rồi sau đó mới quyết định xem tài liệu sẽ có dạng như thế nào.
Trong khi ở mặt này không có quy tắc cứng nhắc nào để theo, điều quan trọng nhất cần làm là phải lưu ý đến đối tượng mà bạn muốn tiếp cận: một tài liệu trang trọng không thể nào là một cách hay để lôi cuốn khách mời đến dự tiệc sinh nhật của bạn, và một tập sách nhỏ in đầy chuyện vui với một hình thức không nghiêm túc sẽ không thể nào thích hợp cho một hội nghị chuyên đề y học.Phần mềm xử lý văn bản của bạn có lẽ là điểm xuất phát tuyệt vời để kết hợp ý tưởng lại với nhau.
Trong khi về mặt kỹ thuật, đó không phải là một môi trường thiết kế thích đáng, nhiều chương trình này có thể tiếp cận được và có nhiều mẫu tài liệu để giúp bạn bắt đầu thu thập ý tưởng cho mọi thứ, từ những tờ quảng cáo cho đến các bảng báo cáo. Bạn cũng có thể tìm thấy thêm mẫu ở trên mạng, chẳng hạn, Microsoft cung cấp hẳn một bộ sưu tập nhiều mẫu (template) qua trang web hỗ trợ cho Office của Microsoft.Nếu bạn có chút ít thời gian và thích đọc, bạn sẽ thấy có không thiếu gì sách và các trang web cung cấp ý tưởng về cách tạo tất cả các loại tài liệu. Chỉ cần tìm trên Google hay Amazon, bạn sẽ tìm được một nguồn vô hạn các khái niệm bạn có thể rút ra được.
2. Chọn font chữ
Khi chọn font chính (body font) cho tài liệu của bạn, bạn nên cố gắng nắm bắt nội dung mà văn bản diễn đạt. Thí dụ, font Serif thường dễ đọc trên giấy hơn font Sans-Serif. Tương tự như thế, một font “viết tay” như Comic Sans sẽ thường đưa đến kết quả chẳng tốt đẹp gì, nếu bạn muốn tài liệu của bạn trông giống như được viết tay, thì cứ viết nó bằng tay.Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất mà bạn gặp phải khi chọn font là có quá nhiều font để bạn chọn.
Theo kinh nghiệm, tốt hơn hết là nên bảo thủ và tìm một font dễ đọc, bắt đầu với những font có mặc định trên máy tính của bạn rồi mở rộng tìm kiếm thêm trên mạng.Cũng có nhiều trang web trên đó bạn có thể tìm thấy các font miễn phí – thí dụ, DaFont.com vàTheLeagueofMoveableType.com.
3. Chọn hình ảnh
Thêm một vài hình ảnh cũng là một cách hay để trau chuốt tài liệu của bạn. Nhưng đáng tiếc là việc tạo đồ họa và chụp ảnh rất tốn thời gian, và không phải ai cũng chuyên về việc này.May mắn là có nhiều nguồn tài nguyên trên mạng.
Thí dụ, Microsoft có cả một bộ sưu tập các mẫu họa (clipart) để người dùng Office sử dụng.Nếu bạn thích ảnh chụp, bạn có thể tìm trên một trong những trang web kho lưu trữ hình ảnh. Có vài trang cung cấp ảnh miễn phí, trong khi các trang khác có tính phí sử dụng các hình vẽ và ảnh chụp, giá thay đổi tùy theo chất lượng và độ phân giải. Thường thì bạn có thể tìm trên Flickr.com hàng nghìn hình ảnh miễn phí sử dụng theo bản quyền Creative Commons.Dù bạn chọn theo cách nào, điều quan trọng là bạn phải thấu hiểu điều kiện bản quyền của hình ảnh trước khi bạn dùng nó. Sử dụng hình ảnh bất hợp pháp, dù cố ý hay không, có thể bị xử phạt, và nhiều công ty cấp phép lưu trữ đang truy lùng rất gắt những người vi phạm quy tắc bản quyền. Nếu nghi ngờ, bạn hãy email cho nhà nhiếp ảnh để hỏi cho chắc.
4. Chọn đúng máy in
Mỗi loại máy in thích hợp hơn cho mỗi loại nội dung cụ thể. Thí dụ, máy in phun dùng tốt hơn để in ảnh so với máy in laser màu, trong khi đó máy in laser dùng tốt hơn để in văn bản và tài liệu đen trắng. Đó là nói chung mà thôi, vì nhiều máy in phun in ra văn bản đẹp và một vài máy laser màu in ra hình ảnh tốt.Nếu bạn không biết chắc phải chọn loại máy in nào và khả năng tài chính của bạn cho phép, tốt hơn bạn nên rảo qua các cửa hiệu in gần nhất và yêu cầu họ tư vấn giúp bạn (và nếu có thể thì xin vài mẫu in).Dĩ nhiên, chuẩn bị trước cũng hữu ích, nhất là nếu bạn muốn tài liệu của mình được in một cách chuyên nghiệp. Hãy nhớ bạn phải biết các từ ngữ in ấn phù hợp, và bạn phải lưu tài liệu của bạn theo định dạng mà cửa hiệu in có thể đọc mà không cần phải dùng font hay phần mềm đặc biệt.
5. Chọn giấy tốt nhất
Bước cuối cùng trong quy trình in là chọn đúng loại giấy. Nếu trước giờ bạn chỉ sử dụng loại giấy sao chụp rẻ tiền mà hầu hết các văn phòng mua để in hàng ngày, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy chọn đúng loại giấy thì chất lượng in ra khác hẳn.
Nói chung, bạn sẽ cần chọn loại giấy dành riêng cho loại nội dung bạn muốn in và cho cả loại máy in bạn đang sử dụng. Thí dụ, giấy làm bằng sợi tự nhiên như vải bông hay giấy da thích hợp để in thư từ và báo cáo trang trọng, nhưng loại này không thích hợp với máy in phun, vì mực dễ bị thấm và sẽ bị bẩn. Một lần nữa, bạn nên đến cửa hàng bán văn phòng phẩm để tìm chọn giấy và xin mẫu in rồi hãy quyết định.
6.Thưởng thức thành phẩm
Giờ bạn đã hiểu, một tài liệu tốt gồm nhiều yếu tố chứ không phải chỉ là chữ và hình, kết hợp các yếu tố này lại là một công việc phức tạp.Điều đáng mừng là hiện nay có nhiều công cụ và tài nguyên miễn phí giúp bạn dễ thành công hơn cách đây 5, 6 năm. Trái lại, nếu sử dụng quá nhiều chọn lựa sẽ khiến tác giả xa rời những người sử dụng tài liệu in ra của mình vì đã cố làm nhiều thứ.
Nếu bạn không khéo về thiết kế, cách dễ nhất để tạo một tài liệu tốt là bắt đầu từ một mẫu có sẵn và giữ mọi thứ đơn giản và tao nhã. Đừng quên những người sử dụng tài liệu in của bạn, là người mình phải phục vụ, và sử dụng túi tiền cho khôn ngoan: đầu tư một số tiền để mua giấy tốt có thể sẽ hữu hiệu hơn và gây ấn tượng tốt hơn là dùng một số tiền tương đương để mua hình lưu trữ trên mạng.
