Sổ tay người dùng Outlook Express

Phần 5: Định luật lấy thư

1. Giới thiệu: Bạn không muốn tải về cả xấp thư quảng cáo, bạn cần phân loại theo từng nhóm thư khác nhau, cần gửi bảng báo giá cho khách hàng khi có yêu cầu,… Bạn sẽ nhờ OE làm những điều này một cách tự động nhờ việc định các luật lấy thư.

Để OE làm được điều này, bạn cần chỉ bảo trước cho OE những điều kiện. Dựa vào những điều kiện này, khi đến Mail server lấy thư, OE sẽ lựa riêng ra các thư thích hợp rồi thực hiện những hành động mà bạn đã căn dặn từ trước.

2. Cách tạo một luật mới: Để sử dụng định luật lấy thư, bạn vào Tools -> Message Rules -> Mail…

– Nếu máy bạn đã có sẵn ít nhất một luật thì tiếp tục chọn thẻ Mail Rules, click New.

– Trong cửa sổ New Mail Rule vừa bật lên có 4 phần:

1. Select the Conditions for your rule: Bạn sẽ chọn một hoặc nhiều điều kiện để hướng dẫn OE kiểm tra thư trước khi lấy thư về.

2. Select the Actions for your rule: Bạn sẽ chỉ định một hoặc nhiều hành động mà OE sẽ phải thực hiện khi thỏa điều kiện bên trên.

3. Rule Description: Bạn click vào những dòng chữ màu xanh gạch dưới trong phần Rule Description để nhập tham số cho điều kiện và hành động. Bạn có thể click contains people hoặc contains specific. Nếu bạn nhập nhiều người hay nhiều từ cho một điều kiện, hãy dùng nút Options trong hộp thoại Select People hay Type Specific Words để tinh chỉnh thêm cho điều kiện.

4. Name of the rule: Trong text box Name of the rule, nhập tên gợi nhớ cho luật, rồi click OK.

Chú ý:

– Bạn có thể chỉ định nhiều điều kiện cho cùng một luật bằng việc đánh dấu nhiều điều kiện cùng lúc. Chọn chữ and trong Rule Description để yêu cầu OE khi kiểm tra, email phải thỏa tất cả điều kiện mới thực hiện hành động. Chọn chữ or để yêu cầu OE thực hiện hành động nếu có ít nhất một điều kiện thỏa.

– Nếu bạn muốn tạo một luật mới có chức năng gần giống một luật đã tạo, bạn có thể vào thẻ Message Rules rồi click Copy, chỉnh sửa lại nội dung luật và tên luật cho phù hợp.

– Nếu bạn muốn định luật lấy thư từ một người gửi nào đó, có thể chọn email mà bạn đã nhận từ họ trong ô cửa sổ Main, rồi chọn menu Message -> Create Rule From Message… OE sẽ tự động chọn điều kiện From và điền địa chỉ của họ vào phần Rule Description.

– Luật chỉ tác động cho những thư được lấy về từ sau khi tạo luật.

– Thứ tự kiểm luật là từ trên xuống dưới.

– Bạn có thể tạm thời vô hiệu hóa một luật nào đó bằng cách vào Tools -> Message Rules -> Mail… chọn thẻ Mail Rules, bỏ đánh dấu những luật mà bạn tạm thời muốn vô hiệu.