Nó dễ dàng ngập tràn hộp thư của bạn, nhưng chiến lược đơn giản này có thể giúp bạn kiểm soát được tất cả.
Ngày nay, thư điện tử có lẽ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất trong kinh doanh.Thậm chí, tôi đoán liều là trong công nghiệp, những doanh nhân chuyên nghiệp cũng ăn nên làm ra hay hầu như trụ vững được–dựa vào khả năng ảnh hưởng lẫn nhau qua thư điện tử.Và trong khi nó dễ dàng ngập tràn hộp thư của bạn, thì có một vài chiến lược, bạn có thể tiến hành để kiểm soát mọi thứ. 7 mẹo này sẽ giúp bạn quản lý việc sử dụng thư điện tử tốt hơn:
Loại bỏ giải pháp người tiêu dùng thư điện tử
Sử dụng một trong những dịch vụ thư điện tử miễn phí như Hotmail, Yahoo hay MSN là tốt đối với thư điện tử cho bạn bè và gia đình. Đối với sử dụng trong kinh doanh, quan trọng, tuy nhiên nó sẽ tốt nhất khi sử dụng cho chương trình thư điện tử chuyên nghiệp làm chủ bởi người cung cấp thư điện tử, ISP của bạn hay trên một trang dịch vụ trong kinh doanh. Dịch vụ tiêu thụ thư điện tử không có đặc tính đặt trước mà thiết thực hơn và có chương trình thư điện tử ”chuyên nghiệp” hơn.Và nếu bạn không có tên sở hữu riêng, bạn nên đăng ký—nó sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều.
Học cách sử dụng chương trình thư điện tử của bạn
Giờ đây, tôi đã chuyển chương trình từ Mozilla Thunderbird sang Microsoft Outlook.Mặc dù, tôi là một chuyên gia công nghệ, tôi cần xác định việc huấn luyện trong chương trình Outlook để đạt đến cực đại việc sử dụng công cụ có sẵn của tôi.Một lần, tôi đã hoàn thành, tôi đã biết nhiều hơn về chương trình và hiểu cách sử dụng nó để tạo ra lợi nhuận.
Tuy nhiên, bạn sử dụng thư điện tử Outlook, Eudora,Thunderbird, Pegasus, Netscape hay những chương trình khác có vài tiếng cho việc luyện cách sử dụng sẽ chỉ là để hỗ trợ.Có lẽ, cách tốt nhất bạn cần để nhận được sự huấn luyện là vào thăm những trang wb của các công ty, tìm kiếm sự bảo trợ cho chương trình bạn đang sử dụng.Nếu bạn không thể tìm được gì ở đó, tìm kiếm đơn giản bằng Google sẽ hiện sự bảo trợ cho chương trình bạn đang sử dụng.
Duy trì hộp thư dễ quản lý của bạn
Nếu bạn sử dụng hộp thư để lưu giữ tin nhắn, bạn sẽ nhận ra rằng sau một khoảng thời gian ngắn, đặc biệt nếu bạn có nhiều thư, hộp thư của bạn sẽ lộn xộn, với mọi thứ từ spam, những thứ linh tinh đến hợp đồng kinh doanh và hơn thế nữa.Thay vì để chúng ở đó, nhanh chóng xử lý tin nhắn đến vì hộp thư của bạn chỉ giữ một lượng tin nhắn tối thiểu tại bất kỳ thời điểm đưa ra nào.Tôi biết những người có hàng trăm và thậm chí hàng nghìn tin nhắn trong hộp thư mà không hiệu quả để nói là ít nhất.
Tận dụng tối đa việc sử dụng Folder
Hãy hình dung điều gì sẽ xảy ra nếu bạn giữ tất cả thông tin khách hàng trong cùng một Folder
–Bạn sẽ không bao giờ có thể tìm được thông tin bạn đang kiếm.Tin nhắn điện tử làm việc cũng giống như vậy. Để giữ mọi thứ có tổ chức, nên lập những Folder để lưu giữ tin nhắn. Bạn có thể tổ chức sắp xếp thư điện tử cùng những dự án, khách hàng, quá trình kinh doanh, những người hay những thứ khác phản ánh cách điều hành hằng ngày của bạn.
Ví dụ, nếu bạn điều hành, giải quyết trách nhiệm tiếp thị của công ty, bạn có thể lập hộp thư tài liệu cho mỗi dự án và tập tài liệu sau cho mỗi kiểu quảng cáo.Bạn cũng có thể tạo một Folder cho mỗi nguồn tin bên ngoài bạn làm như in, thiết kế, thiết kế trang web và vân vân….
Tự động hoá thư điện tử với Filter
Công nghệ sẽ làm giúp bạn, và thư điện tử là không loại trừ.Nếu bạn thường xuyên nhận thư điện tử với nhiều chủ đề giống nhau hay từ cùng một người,bạn có thể lập chương trình thư điện tử theo chu trình tự động hoá những tin nhắn này đến một Folder thích đáng và tự động trả lời những tin nhắn.Ví dụ, nếu bạn của bạn, Sally chị gửi cho bạn những tin linh tinh, tại sao bạn không chuẩn bị trước và làm theo một loạt thao tác đã định với tất cả thư điện tử của cô ấy vào thành một “Joke” Folder để xem lai sau.Hoặc nếu bạn thưòng xuyên nhận thư điện tử hỏi về chỉ dẫn đến công ty, hãy đặt sẵn trả lời tự động sẽ tự động đính kèm bản đồ, đường link đến hệ thống bản đồ trực tuyến và cung cấp hướng dẫn cơ bản và thông tin taxi.
An ninh
Không có lời khuyên về quản lý thư điện tử được hoàn tất nếu không có sự nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc sử dụng thư điện tử bảo vệ.
Hãy cảnh giác sự đình kèm,hình hoạ đính kèm.Nếu bạn nhận được email nói ”Tài khoản PayPal của bạn cần được xác minh”hay “có vấn đề với cam kết của bạn, đừng ấn vào đường link đã được cung cấp”. Đến trực tiếp trang web của PayPal, thiết lập tài chính của bạn và log on hay gọi trực tiếp cho họ để tìm hiểu vấn đề.
Thay thế email của bạn
Một phần thiết thực của kinh nghiệm bảo vệ email là phải chắc chắn rằng khi chương trình máy tính của bạn bị hỏng, bạn có một email thay thế, bạn có thể quay trở lại nhờ trợ giúp.Hãy tưởng tượngmất thong tin mới của khách hàng trong một thángn đó được lưu trong email.Thay thế email trong máy tính nếu bạn tự làm chủ email hãy chắc rằng, bạn thay thế dịch vụ thư điện tử cũng tốt.
