Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn cỡ nào và bạn có nhiều nhân lực đến cỡ nào, thì phần lớn tất cả chúng ta khi mới bắt đầu đều khởi động từ mô hình một người làm tất cả mọi thứ, không khác gì một chủ cửa hàng nhỏ, vừa bán hàng vừa điều hành cửa hàng.
Việc thực hành kỹ năng ủy thác là một việc khó, không phải bàn cãi, nhưng nếu thực hiện tốt được việc này, đây sẽ là chìa khóa để giúp bạn phát triển doanh nghiệp vững vàng và cân bằng được cuộc sống và công việc. Thậm chí ngay cả khi doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp chỉ có một người thì việc một người làm tất cả từ A đến Z cũng không thể nào giải quyết hết được mọi vấn đề. Và trong trường hợp bạn có thể căng sức ra để làm hết mọi việc, thì bạn sẽ phải trả giá bằng một cuộc sống riêng tư không mấy vui vẻ và những xích mích với gia đình vì bạn không còn thời gian dành cho họ.Vậy nên, hãy lấy một hơi thở sâu, sau đó, bạn sắp xếp những việc nào bạn thấy nên ủy thác cho người khác hoặc cho một bên thứ ba nào đó thực hiện theo thứ tự ưu tiên (nếu bạn thực sự muốn dành thời gian để làm việc bạn muốn làm và sống vui vẻ, hạnh phúc). Những người được ủy thác sẽ giúp bạn có nhiều thời gian rảnh hơn và bạn sẽ cảm nhận được việc ủy thác có thể giúp bạn thành công như thế nào.
Để làm được điều này, nhà quản lý phải hiểu và thành thạo trong sử dụng qui trình uỷ thác công việc, phải bíêt công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và lúc đó sẽ phải làm những gì, sau khi uỷ thác thì phải làm những gì, làm như thế nào…
Những việc nào nên ủy thác?
Bạn nên ủy thác những việc không liên quan tới chuyện kiếm tiền. Ví dụ, một chuyên gia kế toán có thể giúp bạn làm công việc sổ sách hoặc một công ty chuyên nhận trông coi tài sản sẽ lo việc giữ kho cho bạn. Đây không phải là những khâu "kiếm ra tiền" trong chuỗi sản xuất kinh doanh của bạn. Do đó hãy kiếm người khác làm thay cho bạn, và bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh để tập trung vào những kỹ năng , tài năng đặc biệt của bạn để làm những việc có hiệu quả cao hơn.
Lợi ích ở đây chính là nếu bạn biết ủy thác đúng việc, chính bạn cũng sẽ trở nên năng suất đáng kinh ngạc. Và đối với những doanh nghiệp làm dịch vụ , điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều thời gian để kiếm thêm tiền.
Bắt đầu việc ủy thác như thế nào?
1) Quyết định bạn sẽ tiến hành việc ủy thác:
Bạn phải thừa nhận là bạn không thể làm tất cả mọi việc bạn muốn làm và dừng ngay việc bạn cố gắng tự mình làm mọi việc.
2) Quyết định xem sẽ ủy thác những việc nào:
Có một số lĩnh vực nhất định mà bạn luôn cần sự giúp đỡ của người khác hoặc có những việc mà bạn không thích làm cho lắm. Đó chính là những đầu việc nên nằm trong danh sách ủy thác. Hãy nhớ là bạn không muốn ủy thác phần việc cốt lõi nhất của công ty bạn (phần kiếm ra tiền).
Bạn cũng nên luôn nhớ rằng những việc bạn chọn để ủy thác không phải là những việc liên quan tới kinh doanh. Nếu ủy thác việc này có thể việc kinh doanh của bạn sẽ chậm lại, cho nên việc này bạn nên dành thời gian cho nó và tạo được sự cân bằng về tài chính cho công ty. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ sẽ nghĩ tới việc thuê người lau dọn nhà hàng ngày để tập trung vào việc phát triển công việc kinh doanh.
3) Tìm người để ủy thác:
Bạn cần phải tìm một ai đó để ủy thác. Người đó phải là người đáng tin cậy và bạn đã có thời gian tìm hiểu họ. Hãy bắt đầu bằng việc yêu cầu những người bạn hay gia đình giúp đỡ, hoặc nhờ một doanh nghiệp nào đó giới thiệu cho bạn một người có thể làm tốt những việc bạn cần. Tìm được đúng người vào đúng thời điểm thậm chí bạn còn có cơ hội trở thành một thành viên của một nhóm những doanh nghiệp trẻ thực sự là một cơ hội vô giá.
Đừng chỉ chọn bừa một cái tên và tiến hành ủy thác. Hãy nghiên cứu kỹ ứng viên tiềm năng và hãy kiểm tra mức độ tin cậy của người này. Hãy hỏi họ về những khách hàng mà họ đã cung cấp dịch vụ và hãy nói chuyện với khách hàng của họ, sau đó hãy nói chuyện tiếp.
Bí quyết để ủy thác thành công
1. Hãy chỉ ra càng cụ thể càng tốt việc bạn muốn ủy thác
Sẽ chẳng có kết quả gì nếu bạn thuê một người về sau đó chỉ nói chung chung là bạn muốn họ giúp đỡ giải quyết công việc ở công ty rồi sau đó phàn nàn là họ chẳng giúp được gì cho bạn. Hay bạn chờ đợi kế toán của bạn sẽ đưa ra những lời khuyên tốt trong khi chính bạn không bao giờ ngồi cùng họ để tìm hiểu xem thực tế doanh nghiệp của bạn đang ở đâu và bạn muốn nó phát triển như thế nào. Bạn phải rất rõ ràng đối với những gì bạn muốn thực hiện và bạn muốn nó được thực hiện như thế nào. Chỉ có thế thì việc ủy thác mới thành công.
2. Hãy để người khác lo cho bạn
Chúng ta sẽ cảm thấy rất nực cười nếu như có một chủ cửa hàng nào đó sau khi đã thuê người trông cửa hàng cho mình để đi nghỉ mà hàng ngày vẫn gọi cả chục cú điện thoại để kiểm tra xem có ai ở đó trông cửa hàng không, trong khi lúc nào cũng có người ở đó. Bạn phải nhận ra một điều là khi bạn đã ủy thác một việc nào đó, thì việc đó thường sẽ nằm ngoài tầm với của bạn, và bạn nên tránh việc can thiệp vào quá trình thực hiện của người khác. Hãy chờ cho tới khi nó có kết quả, bạn hãy đánh giá nó có thành công hay không.
3. Đừng ủy thác nhiều việc một lúc
Trên thực tế, nếu việc ủy thác làm cho bạn cảm thấy không thoải mái, bạn nên bắt đầu ủy thác từng việc một. Việc tự tin hơn với việc ủy thác sẽ đến theo thời gian, khi bạn cảm nhận được là việc ủy thác đã đem lại cho bạn những thành công nhất định. Khi đó, bạn sẽ sẵn sàng để ủy thác những việc khác.
4. Đừng bỏ cuộc quá sớm
Nếu quan hệ của bạn với kế toán không được tốt. Ví dụ anh ta quá hiếu thắng, thích tranh cãi và anh ta thực sự không dành nhiều thời gian quan tâm tới công việc của bạn. Thay bằng việc tạm biệt anh ta và tự làm lấy công việc kế toán (hoặc tệ hơn là đánh mất một mối quan hệ chỉ vì mình không được hài lòng cho lắm), bạn có thể tìm một người kế toán khác, người có thể làm cho bạn hài lòng hơn. Khi bạn bắt đầu tiến hành ủy thác, bạn không nhất thiết phải kiếm được đúng người ngay. Nhưng bạn phải khẳng định chắc chắn một điều là rồi bạn sẽ phải tìm đúng người, có như vậy thì việc ủy thác mới thành công.
Ủy thác là một việc khó đối với tất cả các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhi ên, uỷ thác công việc hiệu quả có khả năng giúp nhà quản lý tự giải phóng mình nhằm cân bằng cuộc sống và công việc để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn.
