Tại sao bạn cần một chiến lược những chính sách và quy chế cho doanh nghiệp của bạn? Câu trả lời đơn giản là… bởi vì bạn có cả một tập thể đang làm việc cho bạn. Thông thường, các nhân viên sẽ “trắc nghiệm” với những giới hạn của họ và hành động “một cách sáng tạo” đối với các tình huống xảy ra tại nơi làm việc, vậy nên bạn cần có một chiến lược để phát triển, truyền tải và áp dụng một loạt các chính sách và quy chế chuẩn mực của bạn về hành vi ứng xử cho phép trong công ty. Một chiến lược với những quy chế và chính sách khôn khéo, thành công sẽ phát huy được nhiều tác dụng hơn khi nó nhìn thấu và thoả mãn những mong muốn của nhân viên.

Trong một tổ chức thường có nhiều mẫu người khác nhau và không ngạc nhiên gì khi họ có những phản ứng khác nhau về sự cần thiết của những chính sách và quy chế dựa trên những điểm khác nhau này. Ví dụ, một số người thích: tất cả các điều lệ trong chính sách phải được viết thành văn bản, trong khi những người khác lại không muốn có bất cứ một chính sách nào. Không một quan điểm nào trong hai thái cực này góp phần làm lên một môi trường làm việc năng suất cao. Bởi vấn đề cốt lõi nằm ở việc xác định con số chính xác các loại chính sách và quy chế tập trung vào mục tiêu ban đầu – cải thiện hành vi cá nhân tại nơi làm việc.

Việc cải thiện hành vi này liên quan đến tiến trình thiết lập những nguyện vọng của nhân viên và đáp ứng những nguyện vọng ấy. Tập trung vào kinh doanh không phải chỉ nhằm đáp ứng những mục tiêu cụ thể mà còn là phương thức làm thế nào để bạn đạt được những mục tiêu ấy. Và “phương thức làm thế nào” đó còn có ảnh hưởng tới nghĩa vụ pháp lý mà bạn đã tạo ra trong tiến trình nói trên.

Vậy, bạn làm thế nào để đảm bảo nhân viên có những nguyện vọng rõ ràng và những nhân viên này được đối xử một cách công bằng khi họ làm việc giúp bạn xây dựng công ty? Câu trả lời chính là phương thức bạn giải quyết 4 yếu tố then chốt liên quan đến sự phát triển và triển khai những chính sách và quy chế: vai trò, luật lệ, hậu quả và công cụ.

Vai trò
Nhân viên thường muốn biết rõ, cụ thể về vai trò của họ cũng như vai trò của những người khác trong một công ty. Tất cả các công ty thành công đều có những vị trí rạch ròi đối với những thành viên của mình: mọi người đều biết rằng cô ấy hay anh ấy sẽ làm việc đó, làm như thế nào và khả năng hành động của họ có thể ảnh hưởng tới những người xung quanh ra sao. Trong kinh doanh, điều này có nghĩa là bạn cần phải có những cấu trúc văn bản rõ ràng để giải thích rõ nhiệm vụ thuộc về ai và nhiệm vụ đó sẽ được thực hiện, hoàn thành trong tổ chức như thế nào. Hay nói cách khác vấn đề hoạch định nhân sự cần phải rõ ràng.

Lộ trình này không chỉ được áp dụng đối với những cơ cấu nội bộ mà còn cả những dự án nội bộ hay quy mô công ty. Hơn nữa, việc xác định vai trò là một phần nền tảng trong việc thiết lập những nguyện vọng hành vi rõ ràng cho mỗi nhân viên.

Luật lệ
Các nhà quản lý và nhân viên cần chia sẻ quan điểm rõ ràng của mình về những hành vi có thể hoặc không thể chấp nhận được trong công ty. Thật đáng buồn là, trong các nơi làm việc hiện nay, một ông chủ lại có thể nắm quyền pháp lý đối với hành vi không đúng mực của một nhân viên, đặc biệt khi hành vi tồi tệ đó lại ảnh hưởng tới những nhân viên, khách hàng hay cá nhân khác. Với vai trò của một ông chủ, cần tập hợp đầy đủ những nguyện vọng về cách cư xử là việc làm hết sức quan trọng nhằm tránh những những hành vi không đẹp.

Thiết lập những tiêu chuẩn về hành vi cụ thể và rõ ràng dưới hình thức của các luật lệ sẽ góp phần hình thành lên một chuẩn mực. Đó sẽ là căn cứ nền tảng để nhận diện, đánh giá và giải quyết những trường hợp vi phạm luật lệ. Nếu những chuẩn mực chung được đưa ra một cách lỏng lẻo và không phải dưới dạng tư liệu văn bản hợp thức, những vụ việc vi phạm bị xử lý một cách chủ quan, thì kết quả của những luật lệ mập mờ này thường dẫn đến vụ việc tranh chấp, kiện tụng.

Hậu quả
Một điều rất quan trọng là bạn cần nêu rõ những hậu quả hay hình phạt của những hành vi ứng xử vi phạm những chuẩn mực về cung cách ứng xử bạn đề ra để nhân viên nắm rõ đâu là cái họ cần tôn trọng và cần có những hành vi chừng mực công bằng. Thêm vào đó, những hình phạt này sẽ giúp bạn giải quyết một cách dễ dàng trong việc xử lý những hành vi sai phạm.

Để thiết lập những chuẩn mực và những hình phạt cho những hành vi ứng xử sai phạm nói trên, hãy bình tĩnh và nghĩ đến những hành vi “vượt chuẩn” sẽ không được phép xảy ra trong công ty bạn cụ thể là gì? Điều căn bản, bạn cần nhìn xa hơn đối với những hành động, hành vi ứng xử của nhân viên khiến họ bị sa thải ngay lập tức. Cũng giống như khi bạn muốn biết những hành vi nào cần có một cách thức kỷ luật tiến bộ hơn và sau đó hãy vạch rõ những bước kỷ luật trong cách thức này.

Về mặt tự nhiên, mọi người trong công ty là những sinh thể phức tạp, sẽ luôn làm bạn nản lòng và làm bạn liên tiếp kinh ngạc. Ngoại trừ đối với những hành vi ứng xử vi phạm dẫn tới việc bị sa thải ngay lập tức, bạn cần có một tiến trình cẩn trọng về mặt tài chính mà vẫn đảm bảo tính nhân văn và khôn ngoan để giúp nhân viên củng cố nhân cách của họ bằng việc vượt qua những điểm yếu của chính mình. Vậy nên, đường hướng này sẽ mang lại cho bạn một cách thức để giữ chân người tài và thu lại được khoản đầu tư cho việc đào tạo họ.

Không ít các nhà quản lý thường hay thất vọng về hành động của nhân viên cả khi các nhà quản lý rõ ràng không bao giờ bày tỏ những kỳ vọng của họ đối với nhân viên. Nếu bạn không áp dụng những biện pháp để tạo lập những quy chuẩn và những hình phạt rõ ràng thì chính bạn sẽ là “người ban phát” sự thất bại cho nhân viên trong việc thoả mãn những chuẩn mực có vẻ thiếu công minh. Đây là điều cực kỳ quan trọng bởi lẽ điều này có thể dẫn đến việc nhân viên dễ cảm thấy rằng họ bị đối xử một cách không công bằng. Nó chính là nguồn gốc của những trách nhiệm pháp lý. Trong nhiều trường hợp, vấn đề then chốt không phải ở vấn đề họ đang bị đối xử bất công mà lại nằm ở cảm giác của nhân viên nhận thấy rằng họ bị đối xử không công bằng.

Và điều này không dừng lại với nhân viên bị ảnh hưởng tâm lý có cảm giác đó. Nếu bạn hay người quản lý không có cuộc trao đổi rõ ràng về những mong muốn của bạn đối với nhân viên này cũng như với những nhân viên khác thì hậu quả là những nhân viên bị ảnh hưởng sẽ tìm đến và liên kết với nhau. Và một điều hiển nhiên nó sẽ làm các nhân viên băn khoăn “Điều gì sẽ đến nếu điều đó xảy ra với mình?”. Để tránh những hậu quả tiêu cực như một chuỗi các phản ứng có thể xảy ra tại nơi làm việc của bạn, hãy vạch rõ những yêu cầu, mong muốn của bạn với tất cả nhân viên ở mọi thời điểm. Hầu hết các nhân viên sẽ đánh giá cao và tôn trọng sự minh bạch thẳng thắn của bạn.

Xây dựng một công ty tầm cỡ gồm cả khối công việc để làm thế nào mọi người trong công ty có thể chung sức cùng nhau làm việc. Chính sách và quy chế có thể cải thiện cách thức mà nhân viên của bạn tác động lẫn nhau cũng như giảm đến mức tối thiểu những cản trở nhân sự thường phát sinh tại nơi làm việc ngày nay.

Công cụ
Công cụ giải quyết cho câu hỏi “Bạn hỗ trợ cho nhân viên quản lý trong công ty bạn như thế nào khi họ người quản lý những nhân viên khác?”. Khi phải đối mặt với vấn đề nhân sự cụ thể, đâu là công cụ hữu ích đối với họ? Liệu họ có một cuốn sách hướng dẫn nhân viên hay cuốn sổ tay quy chế không? Chương trình đào tạo thường xuyên trong những chính sách và quy chế của công ty như thế nào, có đi kèm với những văn bản dễ hiểu, đơn giản để hướng dẫn khi họ đối mặt với những vấn đề thường xảy ra? Bạn sẽ cung cấp cho họ một đường hướng rõ ràng trong khi làm việc với đội ngũ nhân lực của bạn hay những người đại diện hợp pháp không? Đội ngũ nhân lực của bạn có thường online không? Công cụ nằm trong việc trả lời những câu hỏi này.

Những công cụ sống còn nói trên không chỉ giúp bạn tránh khỏi những kiện tụng, tranh chấp mà còn hỗ trợ bạn giảm thiểu thời gian để giải quyết những vấn đề nhân sự. Bởi lẽ rất nhiều doanh nghiệp nhỏ thiếu nguồn nhân lực và băn khoăn không biết nơi nào có thể giúp đỡ họ về vấn đề này, vậy nên họ có thể nhờ các luật sư và những chuyên gia tư vấn nhân sự hay những tổ chức chuyên cung cấp nhân sự.

Trên con đường sự nghiệp của bạn, chìa khoá của sự thành công nằm ở việc cống hiến thời gian và nhân lực. Hãy bắt tay vào xây dựng một chiến lược các chính sách và quy chế cho doanh nghiệp trước khi những tình huống éo le phát sinh. Sự đầu tư này có thể thanh toán được những khoản cổ tức khổng lồ khi năng suất tăng lên và giảm thiếu tối đa được những vụ việc tranh chấp. Và đây cũng là thành phần thiết yếu trong chiến lược nhân sự tổng thể của bạn – những ông chủ doanh nghiệp.