Khi là thành viên của một đội cho phép bạn tiết kiệm 75% sức lực khi phải tiến hành công việc nào đó một mình. Làm việc theo đội và xây dựng những nhóm làm việc thành công đang là xu thế của bất cứ tổ chức và cá nhân nào mong muốn thành công trong công việc. Những bí quyết dưới đây có thể sẽ là gợi ý tốt cho bạn!
Tìm hiểu về các thành viên trong nhóm: Một nhóm làm việc hiệu quả được xây dựng trên sự hiểu biết giữa các thành viên. Với tư cách là người đứng đầu, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng về các thành viên cũng như tạo cơ hội để các thành viên có thể hiểu biết lẫn nhau thông qua một cuộc họp trao đổi hay những chuyển đi giã ngoại ngoài công việc. Bạn cần thu thập thông tin và thấu hiểu các điểm mạnh, cá tính cũng như những mong muốn và kỳ vọng của các thành viên. Và đôi khi những thông tin không quan trọng về đời tư của những thành viên trong nhóm cũng giúp bạn thấu hiểu hơn những người đồng đội của mình.
Thực hiện giao tiếp cởi mở: Khó khăn và rào cản lớn nhất mà các nhóm gặp phải khi tương tác với nhau chính là khả năng giao tiếp giữa các thành viên, giữa thành viên và người trưởng nhóm. Bạn cần tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở trong nhóm. Hãy để ra các nguyên tắc không chỉ trích, không phê phán hay áp đặt tính cá nhân vào công việc. Hãy tạo ra môi trường an toàn để mọi người chia sẻ và thực sự coi đó là mái ấm thứ hai của mình. Hãy hoàn thiện các kênh giao tiếp mà bạn cần có từ giao tiếp trực tiếp cho đến giao tiếp qua email. Để mọi người giao tiếp cởi mở, bạn cần là tấm gương về sự chia sẻ và tin tưởng người khác trong quá trình làm việc trong nhóm của mình.
Thiết lập phương pháp kiểm tra và đánh giá: Một nhóm khi lập ra thường để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Bạn đừng để nhóm của mình đi chệch với hướng mục tiêu đề ra bằng cách thường xuyên kiểm tra và đánh giá kết quả làm việc của các thành viên. Bạn nên nhớ đừng nhầm lẫn giữa việc kiểm tra và kiểm soát công việc. Bạn cần đảm bảo sự đánh giá kết quả công việc của mình với các thành viên là công bằng. Nếu có thể hãy công khai hóa các tiêu chí và quy trình đánh giá của nhóm để các thành viên đều hiểu rõ.
Lập kế hoạch giao tiếp: Để thông tin giao tiếp trong nội bộ nhóm của bạn được truyền tải thông suốt bạn cần xây dựng các kế hoạch giao tiếp cụ thể thông qua việc quy định thời gian, quy trình báo cáo và hội họp. Với những cuộc họp không quá trang nghiêm bạn nên thay đổi địa điểm họp hoặc cách thức họp ví dụ thông qua buổi đi Picnic để giúp các thành viên thay đổi trạng thái tâm lý tốt hơn. Bạn cần đảm bảo quá trình trao đổi thông tin trong nhóm của bạn diễn ra thông suốt. Mọi thông tin đưa ra đều được các thành viên hiểu, xác nhận và phản hồi thực hiện.
Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Ngay từ khâu xây dựng kế hoạch và tìm hiểu thông tin về thành viên bạn đã phải làm tốt công tác này. Hãy phân công nhiệm vụ và trách nhiệm công việc một cách rõ ràng dựa trên khả năng và mong muốn của các thành viên. Hãy biết cách phân công và phát huy tối đa khả năng của các thành viên trong nhóm của bạn thông qua việc xếp đúng người, đúng việc. Việc phân công rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mọi người trong công việc sẽ giúp dễ dàng trong quản lý thông qua việc quản lý mục tiêu.
