Thời gian trôi đi, bạn sẽ muốn cung cấp các thông tin khác nhau về công ty bạn cho nhiều đối tượng khác nhau, từ các nhân viên, nhà đầu tư, giới truyền thông, các khách hàng hiện tại và tiềm năng… Vậy những dữ liệu cần thiết của bạn là gì? Thành công của công ty bạn phụ thuộc phần lớn vào kết quả truyền tải các thông tin này tới mọi người, còn kết quả đó lại phụ thuộc khá nhiều cách thức bạn chuẩn bị các dữ liệu đó, từ hồ sơ công ty, sản phẩm, tới tiểu sử của các nhân viên chủ chốt.
ạn nên có sẵn 8 mẫu hồ sơ giới thiệu dưới đây để có thể phân phát bất cứ lúc nào. Đó là:
1. Hồ sơ giới thiệu về công ty.
Đây là hồi sơ sẽ cung cấp các thông tin quan trọng, tổng hợp và đa dạng về công ty bạn cho các nhân viên, nhà đầu tư tiềm năng, các nhà phân tích và giới truyền thông… Bộ hồ sơ giới thiệu về công ty nên bao gồm những thông tin sau:
– Ngày thành lập công ty,
– Địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện trực thuộc,
– Tên và lý lịch vắn tắt của các thành viên sáng lập, các nhà quản lý cấp cao trong công ty,
– Địa chỉ liên lạc,
– Bản thông báo tóm tắt nhiệm vụ.
2. Hồ sơ giới thiệu về sản phẩm.
Hãy đảm bảo rằng mỗi loại sản phẩm hay dịch vụ của bạn đều có riêng một bản giới thiệu chi tiết, trong đó bao gồm các thông tin như:
– Tính năng của sản phẩm,
– Các đặc tính riêng biệt,
– So sánh với các sản phẩm tương tự trên thị trường,
– Mức độ chất lượng,
– Độ tin cậy,
– Giá thành.
3. Tiểu sử các thành viên sáng lập và nhà quản lý cấp cao.
Bạn hãy chuẩn bị sẵn tiểu sử của mỗi thành viên sáng lập của công ty, các nhà quản lý cấp cao và thành viên trong hội đồng quản trị. Tiểu sử đó nên bao gồm các thông tin về trình độ, kinh nghiệm làm việc, phần thưởng, chức danh, cũng như các xuất bản phẩm của họ.
4. Bản bố cáo nhiệm vụ kinh doanh.
Bản thông báo này sẽ động viên và định hướng cho các nhân viên cua công ty, cũng như đem lại cho những nhân viên mới một vài nhận thức khái quát về hoạt động của công ty. Bạn cũng có thể giới thiệu bản thông báo này cho các nhà đầu tư tiềm năng, các chủ nợ và giới truyền thông.
5. Tài liệu giới thiệu năng lực công ty.
Những thông tin này sẽ cụ thể hoá bản giới thiệu chung về công ty, được viết chi tiết thành các đoạn văn với những dẫn chứng cụ thể. Tài liệu này nên bao gồm kinh nghiệm của công ty, năng lực sản xuất, doanh thu, tốc độ tăng trưởng, phần thưởng, danh hiệu…..
6. Danh sách các khách hàng, đối tác hiện tại.
Những thông tin này có thể rất thú vị đối với các nhà đầu tư hay các khách hàng tiềm năng, bởi qua đó họ biết được khách hàng của công ty bạn là ai, năng lực của công ty bạn đến đâu, bạn có thể đáp ứng đòi hỏi của các công ty lớn hay không…
7. Bộ hồ sơ truyền thông báo chí
Khi bạn thành lập một công ty mới hay tung ra thị trường một sản phẩm mới, hãy gửi đi thật nhiều bộ tài liệu cho giới truyền thông. Đây là những tài liệu ngắn được sử dụng để thu hút sự chú ý của báo giới đối với một sự kiện hay một vấn đề nào đó trong công ty của bạn. Bộ tài liệu này cũng có thể được sử dụng, nếu bạn quyết định quảng bá hoạt động kinh doanh tại các hội chợ, triển lãm thương mại. Bộ tài liệu của bạn nên bao gồm:
– Cặp, giấy in có biểu trưng của công ty,
– Các lá thư cá nhân quảng bá công ty hay sản phẩm, dịch vụ của công ty,
– Tài liệu giới thiệu sơ lược về công ty,
– Tài liệu giới thiệu về sản phẩm công ty đang cung cấp,
– Bản thông cáo báo chí,
– Các bài viết về công ty bạn,
– Danh thiếp kinh doanh,
– Tài liệu giới thiệu năng lực công ty.
Mặc dù bạn có thể muốn giữ một vài bộ tài liệu để sử dụng khi cần thiết, nhưng bạn đừng chuẩn bị tất cả cùng một lúc, bởi bạn sẽ có thể sẽ phân phát các thông tin đã quá lạc hậu. Thay vào đó, hãy lưu từng phần của bộ tài liệu truyền thông trong ổ cứng máy tính, và cập nhập thông tin ngay khi cần thiết. Như vậy, bạn sẽ luôn có trong tay những bộ tài liệu truyền thông mới nhất.
8. Kẹp file.
Bạn hãy phân công một ai đó chịu trách nhiệm về việc thu thập và bảo quản bất cứ bài viết nào về công ty bạn. Chú ý rằng: Nếu bạn suy nghĩ về kế hoạch PR, hãy nghĩ tới việc nhờ một công ty PR xác định xem các dữ liệu tiếp thị của bạn nên gửi tới các địa chỉ nào, sau đó hãy kiểm tra xem mọi người đã nhận được chưa, đồng thời thu thập tất cả các phản hồi.
Có thể nói, mọi người, mọi công ty, mọi nơi, mọi chỗ và mọi thành công đều cần đến những phương thức xây dựng tiếng tăm theo một cách riêng nào đó, nhưng tất cả đều cần đều cần đến một chiến lược tiếp thị hiệu quả. Và bộ dữ liệu tiếp thị được chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng chính là đòn bẩy cho chiến lược đó.
