Có bảy nhân tố cơ bản quyết định thành công của các giao tiếp kinh doanh đó là Cấu trúc (Structure), Sự rõ ràng (Clarity), Nhất quán (Consistency), Phương tiện truyền đạt (Medium), Thích hợp (Relevancy), Trước tiên/Mới đây (Primacy/Recency) và Nguyên tắc tâm lý 7±2 (Psychological Rule of 7±2).

Nếu bạn muốn là một nhà giao tiếp kinh doanh hiệu quả, việc nắm vững và ứng dụng tốt 7 yếu tố trên là rất quan trọng. Chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào từng yếu tố một…

1. Cấu trúc

Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng. Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người.

Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba thành phần sau:

– Mở đầu;

– Nội dung;

– Kết thúc.

Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng nữa – bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…..

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu.

Trong các trường hợp này, kích cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến.

Mở đầu

Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung giao tiếp là gì.

Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại.

Nội dung

Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp giao tiếp.

Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của bạn.

Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng điểm và dễ hiểu. Đừng làm đối tượng giao tiếp sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc.

Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn sẽ giới thiệu cho một đứa trẻ lớp bảy xem. Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả với mọi người.

Kết thúc

Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe về những luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn họ sẽ thực hiện tiếp theo.

Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu.

2. Rõ ràng

Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai.

Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới – trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.

Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt.

3. Nhất quán

Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền tải một thông điệp thiếu nhất quán. Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông điệp giao tiếp của bạn.

Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn.

Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau mà nó có thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi.

Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược lại. Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là không được thay đổi.

4. Phương tiện truyền đạt

Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh.

Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm những công cụ giao tiếp mới.

Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn. Điểm quan trọng là lựa chọn đúng phương tiện.

Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có thể truyền đạt thông điệp của bạn:

– với độ chuẩn xác cao nhất;

– với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;

– với chi phí tài chính thấp nhất;

– với chi phí thời gian ngắn nhất.

Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này. Hoàn toàn lẵng phí nếu bạn bỏ ra một khoản chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên.

Vậy những phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một hoặc phối kết hợp các phương tiện sau:

– Bản ghi nhớ bằng giấy;

– Thư;

– Thuyết trình mặt đối mặt;

– Seminar;

– Trao đổi qua điện thoại;

– Họp bàn;

– Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;

– Email;

– Voice email;

– Trang web;

– Webcast/webvideo;

– Truyền thanh;

– Truyền hình;

– PR;

– Quảng cáo TV/Film;

– Cd-rom/DVD.

5. Thích hợp

Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ quan tâm tới thông điệp giao tiếp của họ – và sau đó tiếp tục đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ có thể tìm thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương thích hay không.

Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn, còn bằng không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển đạt. Nói cách khác, nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống lại bạn và đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông điệp bạn đưa ra cho dù nó thích hợp thế nào chăng nữa.

6. Trước tiên/Mới đây

Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:

– sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;

– sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;

Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin đầu tiên là “Tác động Trước tiên” (Primacy Effect). Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency Effect).

Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động nào là chiếm ưu thế nhất với họ, sẽ tốt nhất khi các giao tiếp kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh mẽ và đáng nhớ.

Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút được sự quan tâm của đối tượng giao tiếp:

– một trích dẫn;

– một câu nói đùa;

– một lời đồn;

– một tuyên bố đặc biệt.

Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có liên quan mật thiết tới chủ đề giao tiếp. Ví dụ, trong khi dòng mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,… thực sự lôi cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp của bạn là về máy móc, chế tạo máy, chắc chắn người nghe sẽ rất bực bội. Họ có cảm giác mình bị lừa bịp.

Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương quan với nội dung thông điệp giao tiếp cũng chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng của mọi người.

Và bạn đừng cho rằng sự hài hước sẽ có tác dụng lớn. Giao tiếp kinh doanh mang tính nghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp hài hước tới người nghe mà vẫn giữ được các nguyên tắc như trên.

Nếu bạn quyết định sử dụng yếu tố hài hước trong các giao tiếp, hãy nhớ kỹ các nguyên tắc sau:

– Kể một câu chuyện như thể nó là sự thực. Điểm nút sẽ thú vị hơn nhiều nếu chúng ta không mong đợi nó.

– Kể một câu chuyện để xây dựng điểm mấu chốt kinh doanh của bạn. Nếu bạn không tạo được điểm mấu chốt, câu chuyện hài hước sẽ không có ý nghĩa nào cả.

– Đảm bảo bạn kể câu chuyện một cách chính xác, đừng quá sa đà vào từ ngữ vui nhộn, và đảm bảo sự tương thích.

Phần mở đầu và kết thúc của những giao tiếp kinh doanh của bạn là dễ được ghi nhớ nhất và vì thế nó cần có đầy đủ các nhân tố thiết yếu. Hãy chắc chắn rằng bạn đưa ra cho người nghe điều gì đó đáng nhớ.

7. Nguyên tắc tâm lý 7±2 (bảy cộng trừ hai)

Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có một khả năng có hạn để lưu giữ các thông tin trong ngắn hạn hay một trí nhớ lâu dài.

Tương tự, não người cũng được cấu trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm riêng biệt. Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng trừ 2. Nó cách khác, con người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9 nhóm thông tin trong một thời điểm .

Đồng thời, người nghe sẽ phân nhóm thông điệp giao tiếp kinh doanh của bạn thành 4 đến 8 thông điệp nhỏ hơn trong trí nhớ lâu dài.

Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc gạn lọc các thông điệp cùng phần mở đầu và kết thúc đáng nhớ, dễ phân biệt.

Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ phải giới hạn các giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận điểm cụ thể.

Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó được người nghe nhớ kỹ sau đó 5 tuần, hãy đảm bảo rằng các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp ngắn gọn và dễ nhớ.

Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ. Vì vậy, nếu bạn giao tiếp hay có một tài liệu dài cần truyền đạt, đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu thành:

– 7±2 chương hay mục

– 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn

Nếu cuối cùng bạn vẫn có 10 hay 11 tiêu đề nhỏ trong mỗi mục lớn, hãy thử xem xem bạn có thể hợp nhất một vài tiêu đề với nhau không, hay có thể tạo ra một mục lớn mới cho chúng hay không.