Đi đôi với sự phát triển của doanh nghiệp, mạng lưới thông tin liên lạc trở nên phức tạp hơn và đưa đến tình trạng thông tin đi từ trên xuống bị mất mát, bóp méo. Các chính sách do quản lý cấp cao nhất đưa ra không đảm bảo về thông tin liên lạc, nhiều chỉ thị không được đọc, thiếu hệ thống phản hồi, thông tin đến chậm.
Dòng thông tin theo chiều ngang thì không đi trực tiếp mà đi vòng, hạn chế tiến độ công việc, bị nhiễu. Thông tin đi từ dưới lên theo hệ thống phân cấp của tổ chức thường bị cản trở bởi cấp quản lý trung gian. Nhiều thông tin rất có giá trị nhưng không đến được lãnh đạo.
Để giải quyết thực trạng trên, thứ nhất, cần phải thống nhất về quá trình truyền tin, thông tin từ người phát và người nghe, phải đảm bảo 5W + H: What (cái gì, vấn đề gì), Why (yêu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy), When (khi nào, mức độ khẩn cấp và quan trọng), Who (đối tượng phát, đối tượng nhận, vị trí…), Where (xuất phát ở đâu, nói ở đâu), How (như thế nào) và sử dụng nhiều phương tiện truyền tin cùng một lúc. Thứ hai, mô tả công việc của mỗi người phải cụ thể, phải làm nổi bật mối quan hệ trong công việc.
Thứ ba, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống thông tin liên lạc mở: các phòng, ban liên quan cần nói chuyện với nhau, cần điều chỉnh lợi – hại, xem xét sự đối lập trong việc nhìn nhận các hoạt động cho phù hợp với phương châm đã định; hướng đến vừa giữ sự hòa hợp, vừa triển khai hoàn thành nhiệm vụ. Mọi thông tin phải được thông suốt, mọi ý kiến sáng tạo phải đến được tai lãnh đạo. Thứ tư, cách tổ chức doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho dòng chảy thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, phải làm sao giảm bớt tầng lớp trung gian. Bên cạnh sơ đồ tổ chức chính thức, doanh nghiệp cần phải xây dựng một sơ đồ tổ chức phi chính thức nghĩa là ngoài mối quan hệ chính thức được ghi trong điều lệ, doanh nghiệp cần phải xây dựng mối quan hệ hằng ngày giữa những con người trong tổ chức đó. Thứ năm, cần phải có hệ thống phân cấp và kiểm soát thông tin để đảm bảo tính hiện thực và tránh việc quá tải thông tin.
